Opzetten van een Talent Pool

Gebruikmaken van een Talent Pool is een geweldige kans om je wervingsstrategieën efficiënt aan te vullen. Vaak is er in dat geval echter sprake van een dilemma: ‘slechte’ economische tijden zijn een goed moment om met de aanleg ervan te beginnen; maar recruiters zitten op dat moment vaak tot hun oren in het werk – door budgetverlagingen is de capaciteit vaak verlaagd en het aantal te behandelen CV’s is doorgaans tot schrikbarende hoogte gestegen. Je kunt op verschillende manieren met dit dilemma omgaan:

  • je manager(s) ervan overtuigen dat capaciteit die nu geïnvesteerd wordt, zichzelf gaat terugbetalen, met andere woorden: maak een business case waarin je aandacht besteedt financiële én personele kosten (en opbrengsten)
  • de ‘last’ verdelen door samen te werken met andere afdelingen, bijvoorbeeld communicatie of marketing; zij kunnen (delen van) het relatiemanagement van je overnemen
  • de opzet van de Talent Pool, inclusief het opzetten en deels uitvoeren van het relatiemanagement uitbesteden (een flink deel zul je zelf moeten blijven doen)

Maar voor welke oplossing je ook kiest, bij de opzet zijn er een aantal zaken waar je rekening mee  moet houden.

Om te beginnen: een aantal voorwaarden. Wat zul je echt gedaan moeten hebben als je een Talent Pool wilt gaan opzetten? Dat zijn:

  • Een strategische personeelsprognose opstellen: wat heb je de komende jaren nodig?
  • Een goede interne afstemming en draagvlak bij het management tot stand brengen
  • Zorgen voor een pro-actieve instelling bij recruiters
  • Creëren van hetzelfde beeld bij alle betrokkenen (managen van verwachtingen)
  • Vastleggen van eigenaarschap van de gegevens en verantwoordelijkheden
  • Zorgen voor efficiënte ICT-ondersteuning
  • Ideeën ontwikkelingen omtrent het te voeren relatiemanagement
  • Op termijn: de mogelijkheid voor integratie met sociale netwerken

Als dit is gebeurd, heb je een goede basis voor een Talent Pool. Die kun je daarna gaan vullen. Hoe? Om te beginnen zul je kandidaten gaan opsporen, kandidaten waarvan je weet dat je ze de komende jaren nodig zult hebben. Dat kan via jobboards, je eigen of externe netwerken of ‘restkandidaten’ uit eerdere procedures. Daarna stel je vast dat het ook echt de juiste kandidaten zijn: kennis, ervaring, competenties. Dat betekent het screenen van CV’s of het bekijken van eventuele gespreksverslagen. Als je weet welke kandidaten je in je Talent Pool wilt opnemen, leg je hun gegevens vast in een systeem, bijvoorbeeld de Talent Pool module van Connexys.

Vanaf dat moment kun je aan de relatie gaan werken. De eerste stap is het initieel contact leggen, waarbij een belangrijke vraag is of kandidaten toestemming geven om hun gegevens in jouw database op te laten nemen. Vervolgens kun je beginnen met het onderhouden van de/een relatie (ook wel Customer Relationship Management of CRM genoemd). Bij het inrichten van je communicatie, moet je drie dingen voor ogen houden:

  1. Segmenteer je doelgroep
  2. Creëer relevante boodschappen
  3. Kies je communicatiekanalen met zorg

Hou ook rekening met het feit dat ontvangers tegenwoordig in staat zijn om informatie razendsnel te selecteren en gewend zijn aan informatie ‘op maat’.  Geen onpersoonlijke boodschappen dus! En sluit zoveel mogelijk aan bij hun ‘eigen’ communicatiekanalen. Welke dat zijn, kun je uit een doelgroepanalyse leren.

Als acties kun je denken aan:

  • Op de hoogte houden van nieuws en ontwikkelingen in de organisatie, b.v. door nieuwsbrieven, personeelsbladen of weblogs.
  • Uitnodigen voor evenementen die je organiseert.
  • Op de hoogte houden van vacatures.
  • Berichten sturen op verjaardagen of andere gelegenheden.
  • Informatie sturen over stages, projecten e.d.

Hiermee heb je een heel behoorlijke start van je Talent Pool!

Adviezen

Nog paar adviezen om ervoor te zorgen dat je schatkist met kandidaten geen Doos van Pandora wordt.

  • Zorg voor een goede interne afstemming
  • Maak een business case
  • Laat BU’s of afdelingen een financiële bijdrage leveren
  • Screen de kandidaten
  • Manage de verwachtingen
  • Blijf persoonlijk communiceren
  • Probeer exclusiviteit te bewerkstelligen

Als je dit goed doet, zul je daar in de toekomst veel profijt van kunnen hebben.