Talent Pools, daar zijn we weer

Voor recruiters is het momenteel een… uitdagende tijd. Recessie, vacaturestops en tegelijkertijd veel meer aanbod van sollicitanten. Een vracht werk aan recruiting, vooral afwijzingen. Om nog maar te zwijgen van budgetverlagingen en gebrek aan ondersteuning. Tegelijk is het ook een kansrijke tijd: dalend verloop, minder concurrentie, een hogere kwaliteit van sollicitanten en verzwakte employment brands (eh… bij de concurrentie). Hét moment om je organisatie bij je doelgroep(en) op de kaart te zetten.

Die bijzondere combinatie van veel aanbod en weinig vraag, creëert de perfecte omstandigheden voor… Talent Pools?

Ja, dat roepen we al sinds ongeveer 1999. Maar wat is eigenlijk een Talent Pool?

Als je het aan een manager vraagt, zal hij/zij iets zeggen in de trant van: “Een bestand met voorgeselecteerde sollicitanten, die geïnteresseerd zijn in onze organisatie. Als er een vacature ontstaat, bellen we ze op, nodigen ze uit voor een gesprek en als we ze OK vinden, nemen we ze aan.”

Een recruiter geeft waarschijnlijk een ander antwoord, meer iets als: “Een netwerk van getalenteerde professionals, waar je regelmatig mee communiceert over mogelijkheiden bij jouw organisatie. Een pijplijn van kandidaten, waar je – als er een vacature ontstaat – direct contact mee kunt leggen om in gesprek te gaan over  mogelijkheden of om met hen te netwerken.”

Dit geeft al mooi aan dat er binnen een organisatie soms heel verschillende beelden en verwachtingen bestaan van de (on)mogelijkheden van Talent Pools. Voor dit moment gaan we er even van uit dat een Talent Pool “het gericht opbouwen en beheren van een bestand of netwerk van geïnteresseerden in uw organisatie” is. Dit bestand of netwerk sluit aan op de huidige én toekomstige wervingsbehoefte. Feitelijk is dat in veel organisaties in zekere zin al wel praktijk, kijkend naar de vele vormen die een “Talent Pool” kan aannemen:

  • Ordner in de kelder met brieven en CV’s (eh… vergeten op te ruimen?)
  • Ordner bovenop de kast met gescreende CV’s
  • Map met CV’s van overgebleven kandidaten uit eerdere procedures
  • Excelbestanden met gescreende kandidaten uit eerdere procedures
  • Database met – interne of externe, gescreende kandidaten – die op één of andere vacature passen

De eerste drie zijn natuurlijk geen Talent Pools in strikte zin. Er moet wel voldoende ordening zijn: heb je de informatie zo opgeslagen dat hij snel voor iedereen beschikbaar en bruikbaar is? Voor een ordner in de kelder is dat minder het geval dan bij een keurige database. Feit is wel dat Talent Pools hun nut in het verleden diverse  malen hebben bewezen.

Voorbeelden

Een  bekend voorbeeld is de aanpak van Oracle gedurende de recessie in 2002. Via printadvertenties in de media werden kandidaten uitgenodigd om zich aan te melden bij het bedrijf, ook al waren er op dat moment geen – of maar weinig – vacatures. Het motto: “We stoppen je in een database”. Het project werd uitgevoerd in samenwerking tussen HR en Marketing. Op het hoogtepunt bevatte de dabases enkele honderden kandidaten en heeft Oracle in die tijd geen W&S-bureau nodig gehad. Maar wat misschien nog wel belangrijker is: ze zijn hun plek in de beleving van deze kandidaten niet kwijtgeraakt. De database is er nog steeds en levert nog steeds kandidaten.

Een ander voorbeeld betreft het Ministerie van Economische zaken. In het recruitmentsysteem bevonden zich op zeker moment nogal wat ‘overgebleven’ kandidaten uit eerdere procedures. Tegelijkertijd stonden er een stuk of twaalf vacatures (met name op MBO/HBO-niveau) open. Op basis van de functie-eisen heeft de recruitmentafdeling toen een pre-selectie gemaakt van de overgebleven en in principe geschikte kandidaten. Deze CV’s zijn door managers verder gescreend en uiteindelijk zijn 120 mensen uitgenodigd voor een evenement. Dit evenement – waarbij voor een goed buffet gezorgd werd, aangezien de geslaagdheid van een evenement recht evenredig is met de kwaliteit van de catering – is bezocht door 80 potentiële kandidaten. Zij konden op de avond gesprekken voeren met managers over de vacatures, die enkele weken later allemaal waren vervuld. Een kleine rekensom leerde dat de cost per hire € 200 bedroeg.

Een Talent Pool opzetten

Hoe je een Talent Pool kunt opzetten, waar je aan moet denken, welke stappen je moet zetten en wat je ervoor nodig hebt: daarover gaat de volgende bijdrage over dit onderwerp. En je kunt je ook nog aanmelden voor de Workshop Talent Pools van Connexys die morgen voor de eerste keer plaatsvindt.