Van theorie naar praktijk – Talent Pools revisited

In de rubriek ‘Van theorie naar praktijk’ het verhaal van de actie die – deels onbedoeld – het nut van Talent Pools duidelijk aantoont. En waarmee het ministerie van Economische Zaken een aantal jaren geleden twee vliegen in één klap sloeg:

  • employer branding: laten zien wat het werk en de werkgever inhouden
  • het tegen zeer geringe kosten vervullen van een aantal openstaande vacatures

EZ is een relatief klein ministerie, maar doorgaans – zeker onder bepaalde doelgroepen – wel met een eigen profiel. De hieronder beschreven actie vond plaats in en periode dat de arbeidsmarkt krap was en de concurrentie op de loer lag voor aantrekkelijke sollicitanten. Het aantal vacatures was relatief groot.

De aanleiding en de kans

EZ was één van de eerste ministeries die gebruik maakte van een recruitment-backofficesysteem. Sollicitanten op vacatures die waren gepubliceerd op de site werkenbijhetrijk.nl of de eigen website werden via het CMS in dit systeem gezet. Ook de workflow werd door het systeem afgehandeld.

En hoe gaat dat: op zeker moment verzamelt zich een aardige hoeveelheid kandidaten in de database. Het resultaat van open sollicitaties of overgebleven uit allerlei procedures. We hechtten wel waarde aan dat bestand. Niet dat we dat toen een ‘Talent Pool’ noemden; maar we gebruikten het wel op die manier, zagen het als een interessante mogelijkheid om tegen geringe kosten in vacatures te voorzien. Zowel uit dit bestand, als uit het CV-bestand achter werkenbijhetrijk.nl bood de recruitmentafdeling daarom regelmatig (gescreende) sollicitanten aan managers aan. Helaas hield de ‘afname’ uit het bestand niet echt over (“Dank je wel, ik kijk ernaar enne… plaats die advertentie ook maar”). Het is soms heel lastig om van bestaande praktijken af te stappen… Maar wel zonde van die kandidaten, die allemaal de moeite hadden genomen om te solliciteren en verdorie, ook zonde van het geld dat nu toch nog vaak aan allerlei advertenties werd uitgegeven.

Het plan

Daarom ontstond het plan om ‘iets’ met de kandidaten in dit bestand te doen, op deze manier was het geen Talent Pool, eerder stilstaand water… Maar wat? Vacatures waren er geregeld en het bestand zat vol met potentiële sollicitanten, dat riep om actie. Uiteindelijk heeft de recruitmentafdeling uit honderden CV’s een voorselectie gemaakt van kandidaten die geschikt zouden kunnen zijn voor beleidsfuncties op minimaal HBO-niveau. Bij de afdelingen met de vacatures zijn vervolgens een aantal keurige setjes met kandidaatinformatie aangeleverd. Met het verzoek om op een lijst aan te kruisen met welke kandidaten de managers – voor hun vacatures – wel eens zouden willen praten. Acht tot tien per vacature, dat leek ons wel tot een aardige conversie te kunnen leiden.

Er kwamen zo’n 120 namen uit. Deze 120 kandidaten kregen vervolgens een uitnodiging voor een informatiebijeenkomst-met-buffet in de hal van het ministerie. Niet wereldschokkend, qua aanpak? Voor veel mensen is zo’n ministerie een soort zwarte doos, zonder dat ze enig benul hebben van wat zich nou achter die muren en beveiligingsdesks afspeelt. Een kijkje achter de schermen zou dus best wel eens aantrekkelijk kunnen zijn…

Voor ruim 80 van de 120 aangeschrevenen bleek dat het geval, ze reageerden positief en maakten de reis naar Den Haag. Na een welkomstpraatje door de Secretaris-Generaal konden de aanwezigen een aantal door de verschillende afdelingen gemaakte presentaties bekijken, met medewerkers en managers praten, vacatures bekijken, tussendoor goed eten en onderzoeken of er van twee kanten belangstelling was voor een baan bij EZ. Dat bleek zo’n 40 keer het geval; met deze belangstellenden is een normale selectieprocedure gevoerd – drie à vier kandidaten per vacature – die leidde tot vervulling van alle vacatures; dat waren er op dat moment 12. Uitgaande van de kosten voor het organiseren van de informatiebijeenkomst (out-of-pocketkosten) heeft de werving van deze 12 kandidaten ongeveer € 2.000 gekost; een cost per hire van € 167. Inflatie in aanmerking genomen, zou het nu gaan om een bedrag van rond de € 200.

Conclusie

Een belangrijke conclusie hieruit is wel dat het écht de moeite loont om te werken met een database met kandidaten; niet alleen om in tijden met veel vraag de beschikking te hebben over aanbod, maar ook omdat je degenen in die database de kans kunt geven om op een persoonlijke manier met je organisatie kennis te maken en hun nieuwsgierigheid te bevredigen. Zoals het deze keer gedaan is – geen bewuste inzet van een Talent Pool in de zin van actief relatiemanagement, maar eerder een soort veegactie, want na afloop is het bestand grondig opgeschoond – verdient geen schoonheidsprijs voor wat betreft strategie. Maar het was uitermate nuttig – en leerzaam.

En behalve dat: zo’n middag en avond organiseren en erbij zijn, met mensen praten die je organisatie interessant vinden, is ook gewoon.. heel leuk.

Als je wilt reageren of nog vragen hebt over deze actie, laat hieronder dan een bericht achter.