Van theorie naar praktijk – Size doesn’t matter…

Eén van de meest begeerde eisen – voor welk systeem dan ook – is een zo klein, snel en effectief mogelijke database. Helaas gaat het één vaak niet goed samen met het andere en loopt de praktijk vaak uit een een combinatie van twee van de eigenschappen ‘klein’, ‘snel’ en ‘effectief’.

Voor een recruitment backoffice zou de meeste ideale situatie zijn om elke kandidaat/sollicitant slechts eenmalig voor te laten komen in de database. Hierdoor blijft het kandidaten bestand klein en voorkom je een hoop dubbele input. Maar waar leg je de trigger die bepaalt dat een ‘nieuwe’ kandidaat al eerder is ingevoerd. De enige manier die voor de kandidaat het minst hinderlijk is, zou zijn om alles handmatig door de ontvangende partij in te halen vullen. Hierbij verdwijnt echter op meerdere punten het speerpunt ‘effectief’. Een andere mogelijkheid zou zijn om het systeem een vergelijking uit te laten voeren. Dit vergt echter een hoop puzzelwerk aan het programmeer werk. Tevens loop je het risico dat iemand die toevallig de zelfde voorletter(s) en achternaam heeft en ook nog eens – ja, ze zijn er echt – op dezelfde dag zijn geboren onterecht wordt gekoppeld aan een andere kandidaat.

Voor ons project-in-ontwikkeling hebben we voor ‘snel’ en ‘effectief’ gekozen. Het risico dat je loopt om 5 tot 10% van je kandidaten dubbel in een tabel op te slaan is te verwaarlozen tegenover een snellere rapportage, minder vergelijkingen en onvermijdelijke problemen wanneer bij wijze van toeval bepaalde gegevens onherstelbaar worden overschreven.