Ploegen plus – Organisatie 2

Het proces van recruitment is de afgelopen jaren niet echt veranderd: vacature bekendmaken, kandidaten selecteren, keuze maken en aannemen. Maar het proces is op onderdelen wel een stuk ingewikkelder geworden; je moet je een weg zoeken in een continu veranderend landschap, waarbij ieder onderdeel, middel of medium een eigen specialisme dreigt te worden.

Alle reden om aandacht te besteden aan het proces: iets dat vandaag de dag nog het meest lijkt op het in de lucht houden van een heleboel ballen. In twee bijdragen vind je hier daarom een beschrijving van de werkzaamheden die horen bij de onderdelen van dat proces, opgedeeld in zes stukken. Vandaag deel 2: ondersteuning werving, ondersteuning selectie en overige taken.

Ondersteuning werving

Vanuit de adviesfunctie is goede ondersteuning bij wervingsactiviteiten mogelijk. Maar daarnaast is het hier van belang om het proces echt te organiseren. Vast te stellen wie wat doet en wanneer. Zaken die daar bij horen zijn:

  • Vacatureplaatsingen: verzamelen, combineren, aansturing van de studio of het bureau, coördinatie; en  maatwerk leveren voor de media-inzet .
  • De eerste (snelle) opvang zijn voor sollicitaties (digitaal, per e-mail of desnoods per post) en het beantwoorden van informatievragen van kandidaten.
  • De administratieve afhandeling van sollicitatieprocedures (bestandsbeheer, correspondentie, dossiervorming, procesbewaking).
  • Het beantwoorden van vragen van het management over het proces of lopende procedures.
  • Het ondersteunen van netwerkwerving en referrals.
  • Het actueel houden en ter beschikking stellen van een kandidatenbestand (‘talent pool’).
  • Het uitvoeren van organisatiebrede werving-en-selectie-acties, b.v. traineeprogramma’s.
  • Het actief zoeken in interne of externe CV-databases naar geschikte kandidaten bij vacatures.

Ondersteuning selectie

Ook hier is een gedegen kennis van wat er op selectiegebied kan, mag en moet belangrijk voor succes. En ook hier geldt weer: de organisatie van een en ander, het vastleggen van het hoe, wie en wanneer is de basis. Als taken gelden hier:

  • Uitvoeren van de (schriftelijke) voorselectie.
  • Voeren van (voor)selectiegesprekken, zelfstandig of gezamenlijk met één of meer managers.
  • Procesbewaking, met name op de termijnen.
  • Organiseren van selectietrainingen (b.v. STAR-methodiek).
  • Organiseren en ondersteunen van assessments.

Overige taken

Het merendeel van de hieronder genoemde taken heeft betrekking op ‘administratieve werkzaamheden’; taken die het gevolg zijn van bepaalde keuzes. Denk aan:

  • Het inrichten, onderhouden en ondersteunen van gebruikers van informatiesystemen m.b.t. personeelswerving (vacaturesysteem, kandidatensysteem, matching), evt. aanbesteding en keuze voor aanschaf systeem.
  • Het namens de organisatie afsluiten van mantel- en andere contracten en het onderhoud ervan (b.v. reclamebureau, mediabureau).
  • De eventuele financiële administratie rondom vacatureplaatsingen (doorberekenen kosten backoffice en mediakosten).

Niet alles zal misschien van toepassing zijn; maar het is goed om in elk geval te bepalen welke activiteiten gezien de aard van de organisatie, de reikwijdte van de wervingsvraag en de schaal van de campagne nodig zijn.