De kandidaatervaring – hoe simpel kan het zijn

Onder de titel Do Not Reply To This Mailbox wijdt FOT een artikel aan het begrip dat momenteel nogal ‘in’ is, maar bij mij telkens een lichte tot middelzware allergie weet op te roepen: de ‘candidate experience’, de kandidaatervaring, ofwel: met wat voor gevoel blijft een kandidaat achter, tijdens of na afloop van een sollicitatieprocedure?

Een jaar geleden zetten managers het onderwerp op nummer 1 van het lijstje met zaken die in recruitment verbeterd moesten worden. Maar waarom is het van belang hoe je met kandidaten omgaat? Wie de baan niet krijgt heeft sowieso de pest in, daar helpt geen enkele beleving aan. En wie de baan wél krijgt, zal het waarschijnlijk de bout hachelen hoe de procedure verlopen is. Eind goed, al goed. Toch?

Het bewuste artikel noemt een aantal redenen om je wél te bekommeren om de manier waarop je met kandidaten omgaat:

  • Het is de eerste kennismaking en je krijgt geen tweede kans voor een eerste indruk. We maken ons druk over wat onze medewerkers over ons zeggen in de buitenwereld, maar we moeten ook letten op ons gedrag als organisatie.
  • Het gaat vaak om veel mensen, ook al ben je geen groot bedrijf, en ze kunnen allemaal iets over je te zeggen hebben. Waarom houden we ons wel bezig met wat de huidige medewerkers vinden, maar niet met wat onze potentiële medewerkers denken? Da’s raar.
  • Want die kandidaten hebben tegenwoordig héél veel mogelijkheden om hun ongenoegen te uiten en dat kan leiden tot negatieve publiciteit.
  • De meeste organisaties pakken de communicatie met kandidaten bedonderd aan. “Do not reply to this mailbox” is daar een voorbeeld van, maar het gebeurt regelmatig dat sollicitaties gewoon in een zwart gat verdwijnen en de kandidaat nooit meer wat hoort.

Wel. Als dat de concurrentie is, is het dus simpel om het beter te doen.

Voor lul

Nu zullen de meeste kandidaten het wel uit hun hoofd laten om al te zeer hun onvrede te uiten, in elk geval niet op allerlei openbare podia. Je staat zelf immers toch ook een beetje voor lul – goh, heb je die baan niet gekregen dan? – en wie weet wil je in de toekomst bij hetzelfde bedrijf nog eens een poging wagen… Maar het laatste punt is een understatement: het is niet alleen bijzonder simpel om het beter te doen, je zou er zelfs niet eens over na hoeven te denken en er is al helemaal geen reden om er een circus van te maken. Het gaat uiteindelijk maar om drie punten, die allemaal vallen in de categorie “behandel hen zoals je zelf behandeld wilt worden”: verplaats je in de kandidaat, vertoon normaal, hoffelijk, beleefd gedrag en geef altijd antwoord. Het artikel waarnaar in de inleiding verwezen wordt geeft een aantal suggesties, maar hierbij nog een paar extra, concrete aanbevelingen:

  • Zorg dat je altijd correcte informatie geeft, of dat nu op je website, in een vacaturetekst, mail of anderszins is; maak er geen zoekplaatjes van, wees duidelijk en draai niet om dingen heen.
  • Laat op elk punt in een procedure zien dat er mensen van vlees en bloed bij betrokken zijn, door contactgegevens duidelijk zichtbaar te maken en te reageren (ook als dat betekent dat ze je gaan platbellen, -mailen of -twitteren). Eindig officiële correspondentie altijd met een naam en als het nog zo’n ouderwetse brief in een envelop is: onderteken elke brief afzonderlijk (en ja, ik weet uit ondervinding hoeveel werk dat kan zijn).
  • Realiseer je dat een sollicitatie voor de gemiddelde sollicitant vaak een spannende aangelegenheid is en geef zo snel mogelijk uitsluitsel.
  • Doe dat zo persoonlijk mogelijk, of in elk geval persoonlijk gemotiveerd. Dat geldt als er relatief weinig kandidaten zijn en al helemaal als het kandidaten betreft die je gesproken hebt. Bij grote hoeveelheden… Dan eigenlijk ook (ook daarvan weet ik uit ondervinding hoeveel werk dat kan zijn).

Struikelblok

Veel organisaties gebruiken tegenwoordig een automatisch recruitmentsysteem, een ATS. Een ATS is – met alle gemak die het met zich meebrengt – bij dit alles een potentieel probleem: “In deze ruime arbeidsmarkt wordt er massaal elke dag door recruiters op de afwijsknop gedrukt”. Meestal met zo’n zinnetje als: “Andere kandidaten voldeden beter aan het profiel”. Dat is absoluut niet ‘persoonlijk’ en al helemaal niet klantvriendelijk. Een ATS is dus een obstakel voor de candidate experience, maar het betekent niet dat je je mooie backofficesysteem meteen de deur uit moet doen. Wel dat je er even over na moet denken. Als je namelijk voor iedereen die solliciteert een reden voor afwijzing in zo’n systeem laat zetten, kun je dit prima in een (standaard)brief of mail opnemen. Staat een stuk beter. En ja, ook hiervan weet ik uit ondervinding hoeveel werk dat kan zijn…

Van mij mag iedereen de term ‘kandidaatervaring’ blijven gebruiken. Maar het zou mij een groot plezier doen als we de term uit het hippe-woordenhoekje halen en ons gewoon ‘netjes’ gaan gedragen. Het is niet moeilijk, het effect is verbazingwekkend en nogmaals, je hoeft er amper over na te denken.