Hoe je offline kunt overleven

Met alle aandacht voor de veelheid aan mogelijkheden om online met elkaar samen te werken, vergeten we nog wel eens dat een groot deel van de organisatie- en kantoorwerkelijkheid nog altijd wordt gevormd door fysieke aanwezigheid. Door samen in een productiehal of kantoortuin te zijn, bijvoorbeeld. Of omdat veel beslissingen nu eenmaal worden genomen door met z’n allen om tafel te gaan zitten en erover te vergaderen. Wat gezien de titel van de infographic van deze zaterdag geen ongevaarlijke bezigheid is: “Are your meetings killing you?”

(Klik op de afbeelding voor een vergroting)

De makers van de infographic werden geïnspireerd door een boek dat Death by Meeting heet en dat ondanks zijn gevorderde leeftijd – het is uit 2004 – nog steeds zeer herkenbare situaties oplevert. Nadat lezers middels een testje kunnen ontdekken hoe (in)effectief de vergaderingen zijn waar zij doorgaans aan deelnemen, volgen de tips. Waarvan de belangrijkste wel is dat de lengte van de vergadering in verhouding moet staan tot het doel ervan:

  • Dagelijkse check-in: in 15  minuten de dag doornemen waarbij iedereen blijft staan.
  • Wekelijkse tactiek: 45-90 minuten en weersta de verleiding om over strategie te gaan praten.
  • Maandelijkse strategie: twee tot vier uur om te analyseren, te brainstormen en te beslissen.
  • Elk kwartaal één of twee dagen weg van kantoor voor een brede review.

De infographic eindigt met vijf tips voor succesvolle vergaderingen (doelen, duidelijkheid en ga conflict niet uit de weg) en dat is natuurlijk allemaal waar. Maar ik kan me vooral vinden in een vaststelling die niets met vergadertechniek of -tactiek te maken heeft, maar wel een enorme succesfactor is: all good meetings need good coffee!