Recruitmentsite sollicitatieproces

Het maken van een recruitmentsite – Sollicitatieproces

In de reeks Het maken van een recruitmentsite gaat het in dit vijfde deel over het sollicitatieproces. Wat gebeurt er als mensen via je site willen solliciteren? Bij deze vraag spelen zowel techniek, design als content een rol. Denk aan: zijn de vacatures goed vindbaar – is je SEO op orde en is het ontwerp toegankelijk? Is duidelijk of iemand voor een baan in aanmerking komt – zijn je vacatureteksten in orde? Maar ook het proces zelf: loopt de sollicitatie een beetje soepel? En last but not least: is de informatievoorziening op orde?

Recruitmentsite sollicitatieproces

Vaak wordt er bij online solliciteren een verband gelegd met e-commerce en hoewel ik bepaald geen liefhebber ben van ‘de recruitmentsite als webshop en het solliciteren als een online aankoop’ zijn er zeker parallellen. Maar er zijn ook verschillen. Laat ik vooropstellen: een sollicitatieproces mag geen gebruikersonvriendelijke aangelegenheid zijn. Maar ik deel niet de gedachte dat er om te solliciteren zo min mogelijk drempels moeten worden opgeworpen. Het hele proces moet op orde zijn en passen bij wie je bent, wat je vraagt en wie je zoekt.

Hoe het proces aan de achterkant uiteindelijk verloopt, is afhankelijk van keuzes. De eerste is de vraag hoe je proces intern georganiseerd is. De wijze waarop de site het proces laat verlopen, moet de interne gang van zaken min of meer spiegelen. Is er één persoon verantwoordelijk voor de afhandeling? Welke informatie heb je nodig of wil je hebben? Wie moeten er allemaal toegang hebben tot de gegevens van kandidaten en wat moeten ze weten? Wie neemt de beslissingen? Voordat het sollicitatieproces geautomatiseerd wordt, breng je het in kaart.

Systeem

Een andere keuze is of je gebruik wilt maken van een ATS – een applicant tracking system, ofwel een backofficesysteem – of niet. Je kunt in principe best zonder: als je tien vacatures per jaar hebt, is het de investering sowieso niet waard en kun je mensen prima laten solliciteren via een mailadres. De meeste sollicitanten geven daar toch al de voorkeur aan, zelfs de jongste generatie. Er is echter één groot voordeel verbonden aan het gebruik van een ATS: zo’n systeem maakt gebruik van een database en daarin worden de gegevens – als het goed is, want ook een database kan een zooitje zijn – gestructureerd opgeslagen. Op basis daarvan kan het analyses maken. Variërend van ‘Hoeveel mensen hebben gesolliciteerd’ tot ‘Hoe lang heeft de procedure geduurd’ en ‘Wat heeft het gekost’. Dergelijke analyses kun je ook wel maken zonder ATS, maar dan moet je zelf zorgen voor een wijze van vastleggen die tellingen en vergelijkingen mogelijk maakt.

Solliciteren

Solliciteren via recruitmentsites kan op allerlei manieren. Door een postbusadres te vermelden en je sollicitant tot de brievenbus te veroordelen. Met behulp van een via de site verzonden mail, met brief en cv als bijlage. Door sollicitanten een – lang of minder lang – formulier te laten invullen of door hun cv te laten uploaden en inlezen. Of door hun LinkedIn-profiel te laten koppelen. Je kunt vragen stellen, al dan niet met uitsluiting van een kandidaat bij ‘verkeerde’ antwoorden. Daarbij geldt: het hoeft een kandidaat niet moeilijker dan nodig te worden gemaakt, maar het proces mag best wat vragen. Je wilt immers niet alleen geschikte, maar ook gemotiveerde sollicitanten. Van solliciteren ‘met één druk op de knop’ ben ik in elk geval geen voorstander.

Communicatie

Een niet te onderschatten belangrijk onderdeel van het sollicitatieproces is de communicatie – zowel intern als naar de kandidaten. Er zijn nog steeds organisaties die niets meer van zich laten horen als je je met zorg opgestelde sollicitatie aan hen hebt toegestuurd. Het is ergernis nummer 1 onder sollicitanten en terecht: het is bijzonder onfatsoenlijk om niet te reageren. Als je een ATS gebruikt, kun je een deel van de communicatie automatisch laten plaatsvinden, bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging. Maar uiteindelijk is dat maar één stukje van het geheel, namelijk het stukje dat door het systeem wordt gedaan. De beste ‘automatische responsmail’ is geen bal waard als je daarna nooit meer iets van zo’n bedrijf hoort; daarvoor is ook de persoonlijke aanpak nodig. Of het nu gaat om het aangeven van een telefoonnummer waar belangstellenden meer informatie kunnen krijgen of het geven van een gemotiveerde afwijzing.

En weer: kernwaarden

Net als met functionaliteiten en ontwerp, kunnen de kernwaarden ook bij het inrichten van het sollicitatieproces een sturende rol spelen. Transparantie, verantwoordelijkheid, creativiteit. Resultaatgericht, innovatief, pro-actief. Zomaar een greep uit een reeks termen die we vaak als kernwaarde tegenkomen. Een onduidelijke procedure, standaardteksten, flauwe afwijzingsgronden of nooit meer iets laten horen? Dat lijkt me er hevig mee in strijd. Met het online sollicitatieproces kun je het verhaal dat je site vertelt ondersteunen – of je kunt het onderuit halen. Net als bij de vragen rondom functionaliteit en design, zegt de manier waarop een organisatie, inclusief de site, met sollicitanten omgaat iets over de organisatie als werkgever.