Recruitmentsite sollicitatieproces

Het maken van een recruitmentsite – Techniek

In de reeks Het maken van een recruitmentsite gaat het in dit tweede deel over techniek. Techniek kun je opvatten als alles dat met ICT te maken heeft en hier zul je daarom een flink deel van de niet-functionele en vanzelfsprekend de ICT-gerelateerde eisen terugvinden.

Recruitmentsite techniek

De keuzes die je op dit punt maakt, zijn bepalend voor veel aspecten van de site. Hoe is de vindbaarheid in de zoekmachines? Kun je je sociale media eenvoudig koppelen? Verlopen de processen van data-uitwisseling soepel? Is de site meetbaar? Is hij goed te onderhouden of te verhuizen? Bij het bouwen van een recruitmentsite zul je over veel technische vragen, oplossingen en hun mogelijke consequenties moeten nadenken.

De eerste, belangrijke vraag is of je voldoende kennis in huis hebt om het bouwproject en/of het onderhoud ervan zelf aan te sturen. Een recruitmentsite is in essentie een IT-project en het is slim om de projectleiding te beleggen bij iemand die ervaring heeft in het uitvoeren van dergelijke projecten. Heb je deze ervaring niet zelf en ook niet de beschikking over een eigen ICT-afdeling, leg het projectmanagement dan in handen van de leverancier – die heeft er meestal veel ervaring mee. Zorg in dat geval wel dat je met enige regelmaat iemand met verstand van zaken laat meekijken. Zo blijft iedereen scherp.

Zelf bouwen of niet

Het volgende punt is: gaan we iets heel nieuws (laten) bouwen of een bestaand framework gebruiken? Of wordt het een combinatie van beide? Voor alle opties is iets te zeggen. Het voordeel van zelf bouwen is dat de site voor 100% aan je eisen en wensen is aangepast. Maar de kans is groot dat je terecht komt in een uitgelopen en per definitie duurder-dan-gepland traject. Het voordeel van een bestaand framework – denk aan WordPress of Joomla – is dat je gebruik kunt maken van een beproefd en functionerend systeem. Een derde mogelijkheid is gebruik maken van de applicaties van (ATS-)leveranciers – ze leveren een kant en klare omgeving waar je je verhaal zo inhangt. Het nadeel van de beide laatste opties is dat je met mogelijke beperkingen van het systeem te maken krijgt.

Structuur en vindbaarheid

De structuur van de site – hoe hangen de verschillende pagina’s en inhoud met elkaar samen – bepaalt hoe makkelijk (of moeilijk) zoekmachines hem kunnen vinden. Zoekmachines willen snel kunnen zien waar een site precies over gaat. Om dat te bereiken kun je verschillende zaken inzetten, waarvan de belangrijkste zijn: een zo ‘plat’ mogelijke structuur, duidelijke en beschrijvende URL’s, inhoudelijke hyperlinks (dus niet alleen: ‘klik hier’) en het toevoegen van een sitemap, een overzicht van de belangrijkste pagina’s.

Content management systeem

Hierbij gaat het om de vraag hoe inhoud op de site komt. Zoals teksten, film, video’s of games en natuurlijk vacatures. Vaak is er sprake van onderscheid tussen statische en dynamische content; de eerste – denk aan afdelingsbeschrijvingen – verandert niet zo vaak, de tweede – zoals de genoemde vacatures of nieuwsberichten – wel. Op één webpagina kunnen verschillende soorten content voorkomen. Het is verstandig om in elk geval te kiezen voor een eenvoudig systeem om dynamische content toe te voegen, zeker als je graag wilt dat meer mensen er gebruik van gaan maken. De systemen zoals WordPress en Joomla komen met een standaard en niet zo heel ingewikkeld CMS, dat soms al bij gebruikers bekend is. De maatwerk-CMS’en van leveranciers vergen vaak nog wel wat leerwerk.

Responsief ontwerp of mobiele site

Responsief ontwerp wil zeggen dat de website zichzelf aanpast aan het device waarmee een gebruiker de site bekijkt: dat kan een PC zijn, een tablet of een mobiele telefoon (en alles ertussenin). Daar zit een inhoudelijke component aan, maar ook een technische: de site moet (kunnen) reageren op het gebruikte device, afhankelijk van de schermgrootte, het platform of hoe het apparaat wordt vastgehouden (de oriëntatie). Het voordeel van een responsieve site is dat er maar één URL is en één set content. Dit in tegenstelling tot een aparte mobiele site, waarbij sprake is van een aparte URL (m.werkenbijdinges.nl) en meerdere contentsets. Dat is dus dubbel werk, maar het voordeel is dat de site perfect is afgestemd op het kleine beeldscherm.

Aansluiting met andere systemen

Een recruitmentsite staat zelden op zichzelf; in de meeste gevallen is er op de achtergrond een systeem aanwezig dat de vacatures en sollicitanten bevat en het proces afhandelt. Soms een standaardsysteem, soms een zelfgebouwd. Vanuit de achterkant worden de gegevens uitgewisseld met de voorkant van de website. Maar er zijn meer koppelingen mogelijk: misschien wil je de gegevens in het personeelsinformatiesysteem óók aan je database koppelen. En bijna altijd ‘hangen’ ook de relevante sociale netwerken ergens aan je site. Dat zijn aardig wat koppelingen; meestal tot stand gebracht door webservices (het opvragen van externe diensten) via API’s (application programming interfaces). Soms zijn ze standaard, zoals de API van Twitter, die iedereen kan gebruiken; soms moeten ze apart worden ontwikkeld. Als je veel koppelingen hebt, kan dat een hoop onderhoudswerk zijn; het is verstandig om te proberen ze zoveel mogelijk vanuit één punt te managen.

Analytics

De site gaat bezoekers trekken – dat lijkt me tenminste wel de bedoeling. Dan wil je ook weten hoeveel dat er zijn, wat die bezoekers doen én waar ze vandaan zijn gekomen. Er zijn verschillende manieren om daar achter te komen, waarvan Google Analytics wel de bekendste is. Dergelijke software wordt steeds geavanceerder. Van het meten van aantallen bezoekers tot het in kaart brengen van de complete route – over je eigen site of externe sites zoals sociale netwerken – die een sollicitant heeft afgelegd voordat hij of zij op de knop ‘solliciteer’ drukt. Analytics maken het mogelijk om het proces tijdig bij te sturen, zodat het optimaal kan verlopen.

Hosting, beheer en beveiliging

Een site bouwen is één, zorgen dat alles blijft draaien is twee. Ergens op de wereld staat een server die jouw website bevat; waar hij wordt gehost. Daarbij gaat het om het opslaan van de site én het dataverkeer er vandaan en er naartoe. Maar ook de content moet regelmatig worden aangepast en zo nu en dan is er onderhoud nodig – een nieuwe release van het CMS of een nieuwe koppeling. En laten we niet vergeten: de site moet veilig zijn, zowel voor jou als voor de gebruikers. Data mag niet zomaar op straat komen te liggen, inbraken of DDoS-aanvallen zo veel mogelijk voorkomen. Toegang tot de site mag niet te vaak worden onderbroken. Het zijn allemaal zaken die gaan spelen op het moment dat je site live is gegaan en het is goed om je te realiseren wat je zelf kunt en wat je echt moet of wilt uitbesteden. Als je voor ieder wissewasje of elke verandering de bouwer of hosting provider nodig hebt, kan dat flink in de papieren lopen.

Dit zijn de belangrijkste technische aspecten van het bouwen van een recruitmentsite. Ze wijken niet veel af van de wijze waarop willekeurig welke website wordt ontwikkeld. En ervaring heeft geleerd: als er dingen fout gaan, is dat negen van de tien keer in de techniek. Daarom nog even een reminder van de opmerking aan het begin van dit stuk: zorg dat je het project laat managen door iemand met ervaring in IT-projecten. Dat levert uiteindelijk de minste verrassingen op.