Een goed voornemen: werken met een plan

Niet zo ver bij mijn huis vandaan staat een groot bord voor een gebouw. ‘Planmatig onderhoud 150 appartementen’, staat erop. Elke keer als ik er langs kom, denk ik: wat een grappige term, is er ook zoiets als ‘ongepland onderhoud’? Als er opeens iemand met een breekijzer voor de deur staat die zegt: “Ik kom ongepland uw keuken verbouwen”? Dan sta je waarschijnlijk raar te kijken.

Plan

Toch is dat vaak wat er in arbeidsmarktcommunicatie en recruitment gebeurt. Vacatures lijken uit het niets te komen; plotseling staat er iemand voor je neus die zegt: haal voor mij even een boekhouder, ICT’er, verkoper of wat dan ook binnen. Zoals je – volkomen terecht – tegen de woningbouwvereniging zou zeggen: “Had je dat niet even kunnen aankondigen?”, zou je in zo’n geval ook moeten zeggen: “Had je dat niet eerder kunnen weten?” Want over het algemeen had dat natuurlijk best gekund.

Nu weet ik niet – zoals dit artikel suggereert – dat je meer als een ‘marketer’ moet gaan denken; teveel marketing in recruitment loopt niet altijd goed af, al was het alleen maar omdat een baan iets anders is dan een pak wasmiddel. Maar als ‘denken als marketeer’ betekent nadenken over de doelen, de benadering, de tijdsplanning en de kosten – wat is acceptabel – dan is dat zeer toe te juichen. Met andere woorden: je kunt veel plezier hebben van een plan.

Doelen

Doelen zijn voor grote organisaties makkelijker te formuleren dan voor kleine, simpelweg omdat ze een grotere vraag en een groter verloop hebben en daardoor de verwachte aantallen beter kunnen inschatten. Maar voor elke organisatie geldt dat je bepaalde medewerkers altijd nodig hebt; variërend van soms – zoals een CFO – tot vaak – zoals een vakkenvuller. Weten welke functies dat zijn, is óók een vorm van ‘prognoses’. Aantallen en weten welke functies ‘cruciaal’ zijn, zijn beide onderdeel van het plan.

De benadering

De benadering niet afstemmen op degenen die je zoekt, is vragen om problemen. Stomweg een functiebeschrijving publiceren zal zelden of nooit de juiste persoon aanspreken; maar je staat er versteld van hoe vaak dat toch nog gebeurt. Niet nadenken over de plaats waar vacatures het best kunnen worden geplaatst, idem. Het zijn ‘fouten’ die je – als je een goed plan hebt – niet zult maken. Want dan heb je je doelgroepen op al die punten gedefinieerd.

Tijdsplanning

Hoe lang mag het allemaal duren? Hoe vaak heb je een bepaald type medewerker nodig? Wat is een acceptabele termijn voor het afhandelen van een sollicitatie? Allemaal vragen die, als ze onderdeel zijn van je plan, bijdragen aan een goed resultaat. Zeker als je doorlopend bepaalde typen medewerkers zoekt – bijvoorbeeld postbezorgers of vakkenvullers – dan heb je er heel veel aan om dat in de tijd goed uit te zetten. Het scheelt in elk geval een heleboel stress.

Kosten

Mensen werven kán een dure grap zijn. Maar als je vantevoren niet voldoende hebt nagedacht over de drie punten hierboven, wordt het ook meteen een onnodig dure grap. Waarom vacatures – tegen betaling – ergens plaatsen als je doelgroep daar niet komt? Waarom meer mensen betrekken dan strikt noodzakelijk? Een goede analyse en bijbehorende budgettering maken het inzichtelijk en controleerbaar. Ook dat is een wezenlijke bijdrage aan het plan.

Nu kun je van alles voorspellen, maar laten we eerlijk zijn: soms lopen de dingen natuurlijk toch anders dan je denkt. Maar als je plan ervoor zorgt dat de meeste activiteiten ‘volgens plan’ verlopen, is er voldoende ruimte (en hopelijk creativiteit) om met onvoorspelbare ontwikkelingen om te gaan. Maar dan hoef je je over de bulk in elk geval geen zorgen te maken.